MAIS EFICIÊNCIA

Estado estabelece regras para melhorar a gestão de documentos

Orgãos e entidades deverão instituir comissões para acompanhar procedimentos para instrução processual de um documento

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A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão estabeleceu um prazo até o fim do ano para que órgãos e entidades do Executivo realizem um inventário físico de documentos e atualizem o código de classificação e tabela de temporalidade de documentos que estejam na fase intermediária e de guarda permanente. A medida foi publicada nesta quarta-feira (04.09) no Diário Oficial.

De acordo as novas regras todos os órgãos e entidades deverão instituir uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação, com o intuito de acompanhar procedimentos para instrução processual de um documento, desde o momento em que ele “nasce”, ou seja quando é protocolado, até sua eliminação física, estabelecendo inclusive o “tempo de vida” deste documento conforme tabela de temporalidade.

O objetivo é fazer com que os órgãos apliquem corretamente os procedimentos para registro, tramitação e manuseio dos documentos oficiais, instrução dos processos, operacionalização do Sistema de Protocolo e arquivamento dos documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, e eliminação de documentos públicos que já cumpriram os prazos de guarda.

De acordo com a Secretária Adjunta de Patrimônio e Serviços, Karollyne Martimiano, a regra veio para simplificar as normas e estabelecer prazos, pois todos os órgãos produzem documentos que precisam de gestão.

“Hoje temos secretarias que guardam documentos em arquivos que já poderiam ter sido eliminados devido a sua tabela de temporalidade. Com isso às vezes estamos tendo custo para guardar documentos que já poderiam ter sido descartados. Nossa intenção é trazer mais eficiência e economia aos cofres públicos no que diz respeito a gestão de documentos”.

Os órgãos que não cumprirem os prazos e regras estabelecidos serão bloqueados no sistema Fiplan até que sua regularização seja feita junto à Superintendência de Arquivo Público da Seplag, que é o órgão responsável pela política de Gestão de Documentos do Estado.

Para a Superintendente do Arquivo Público, Vanda da Silva, a ideia é fazer uma gestão de documentos mais eficiente e que facilite a recuperação da informação para que o Estado dê respostas mais ágeis à sociedade. “Queremos garantir mais eficiência na gestão documental e no sistema de informação”.

Confira a Instrução Normativa aqui.