ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Arquivo Público inicia processo de organização de documentos junto aos órgãos

Documentos sempre necessitam de cuidados na hora do armazenamento, principalmente aqueles de ordem pública, que possam conter assuntos do interesse do cidadão.

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Documentos sempre necessitam de cuidados na hora do armazenamento, principalmente aqueles de ordem pública, que possam conter assuntos do interesse do cidadão. Pensando dessa forma, a Secretaria de Administração do Estado de Mato Grosso (SAD/MT), por meio da Superintendência de Arquivo Público, dá continuidade ao projeto “Gestão de Documentos: Elaboração de tabela de temporalidade de documentos”.

Para isso, foi elaborado um plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos das atividades-fim do Governo de Estado de Mato Grosso.

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos permite fazer a classificação dos documentos e dá-los a destinação correta. “Ambos são essenciais para a organização, o controle e a preservação dos documentos de cada instituição, sobretudo para a preservação da memória institucional”, finalizou a historiadora do Arquivo Público de Mato Grosso, Lucineide Alves Ferreira.

O projeto divide os órgãos estaduais em grupos a partir da metodologia da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), utilizando o método decimal, que são divididos em “área meio” e “área fim”.

O cronograma prevê atividades até o dia 31 de julho de 2012, e serão feitas reuniões entre cada grupo sempre na última quinta-feira de cada mês, sendo possível a convocação destes grupos em outras datas se houver necessidade. O acompanhamento dos trabalhos será feito pela equipe de Superintendência de Arquivo Público.

Lucineide explicou a importância do projeto para o Poder Executivo Estadual. “Todos os documentos produzidos no Estado têm que ter um prazo de guarda. Para os documentos da área meio já existe uma tabela de temporalidade, que estipula o prazo de guarda e a destinação dele, se ele vai descartado ou se irá para a guarda permanente. Mas não há esta tabela para os órgãos da área fim. A maioria das secretarias não possui essa regulamentação, e com esse trabalho faremos o levantamento da documentação produzida nos órgãos de área fim, estabeleceremos os conjuntos documentais, o prazo de guarda dos conjuntos e a destinação final dos documentos. Por exemplo, licenciamento ambiental. Esse documento é produzido somente na Sema, mas não há um prazo estabelecido de guarda e nem qual é a destinação final dele. Assim como os prontuários médicos na Saúde. O objetivo principal é organizar corretamente os documentos, o que é muito importante para o Poder Executivo como um todo”, finalizou a historiadora.

Essa é a segunda etapa do projeto. Na primeira etapa foi realizado um seminário, entre os dias 19 e 22 de setembro, com a professora e doutora Marilene Leite Paes e a arquivista Domícia Gomes, Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), para tratar do tema. Para o seminário, foram convidados representantes de cada órgão.